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Reingeniería Administrativa: Mejora de la productividad administrativa y de oficina

“La contribución más sobresaliente, y de hecho la más importante del Siglo XX, fue el incremento de 50 veces en la productividad de la manufactura. La contribución más importante que la gerencia necesita hacer en el Siglo XXI es incrementar de igual manera la productividad del trabajo de los conocimientos, y del trabajador del conocimiento.”

Peter Drucker


Objetivo

Estudiar, analizar y mejorar los métodos de trabajo de las tareas administrativas, reducir su despilfarro y mejorar la gestión del tiempo de los implicados en este tipo de tareas.

El objetivo se resume en dos puntos:

  1. Hacer que las tareas administrativas se hagan en menos tiempo.
  2. Que se garantice el resultado del proceso.


Tareas

  1. Seleccionar los procesos y/o tareas que son más determinantes, es decir, que más peso tienen dentro de la carga total de trabajo.
  2. Describir mediante un método gráfico cuál es el proceso los pasos que siguen los procesos estudiados con toda la información: qué se hace, quién, cómo y cuándo.
  3. Teniendo desglosada la información se procede a aplicar metodologías de análisis para la mejora de procesos administrativos.
  4. Se construye el proceso mejorado
  5. Se elaboran listas de dedicación para la gestión de la multitarea (ya que normalmente una persona suele gestionar más de un proceso) para mejorar la gestión del tiempo y la productividad.
  6. Se imparte formación a los implicados.


Beneficios

  1. En todos los proyectos de Lean Office en los que hemos participado las mejoras han sido superiores a un 50 % de mejora de la productividad, algunos ejemplos de mejora han sido:
    • Gestión de proyectos.
    • Toma y procesamiento de datos en departamentos de control de calidad.
    • Administración comercial, gestión de ofertas y precios.
    • Procesos de elaboración de proyectos de ingeniería.
    • Procesos de control financiero.
    • Trámite de oferta y reparación de vehículos en un taller.
    • Procesos de gestión de centros sanitarios.
  2. Podemos facilitar referencias de clientes.


Se recomienda leer el texto que se acompaña más abajo para una mayor comprensión de los conceptos:

  • ¿CUÁNTO TIEMPO NOS PASAMOS COMUNICANDO COSAS QUE DEBERÍAN ESTÁR CLARAS?
  • ¿POR QUÉ HAY TANTA DIFERENCIA ENTRE UNOS ADMINISTRATIVOS Y OTROS A LA HORA DE HACER UNA TAREA?
  • ¿POR QUÉ SI ME HAGO YO UNA TAREA TARDO CUATRO VECES MENOS QUE SI LA ENCARGO O DELEGO?
  • ¿QUÉ PODRÍA HACER PARA PODER DELEGAR MÁS Y MEJOR Y QUE NO ME FALTARA TANTO TIEMPO CADA DÍA?
  • ¿QUÉ PODRÍA HACER PARA ESTANDARIZAR EL TRABAJO DE LA OFICINA?
  • ¿COMETEMOS REITERADAMENTE LOS MISMOS ERRORES?
  • ¿CÓMO PODRÍA ORGANIZAR LA MULTITUD DE TAREAS QUE TENGO DENTRO DE UN MISMO DÍA?
  • ¿QUÉ PUEDO HACER PARA CENTRARME EN CADA UNA DE ELLAS Y NO ESTAR PENSANDO EN LAS DEMÁS? ¿CÓMO SE PUEDE SUPERAR ESE REMORDIMIENTO?
  • SE ME OCURREN MULTITUD DE IDEAS PARA MEJORAR LA SITUACIÓN ¿POR QUÉ LAS MEJORAS NUNCA SE PONEN EN MARCHA?
  • ¿CON QUÉ GRADO DE ARBITRARIEDAD SE ASIGNAN Y SE DISEÑAN LOS TRABAJOS DE OFICINA?


Se suele considerar tareas administrativas a la facturación, procesamiento de pedidos, elaboración de cartas, comprobación de albaranes, realización de albaranes, etc. No obstante, creer que las tareas administrativas se reducen al personal que realiza estos trabajos es un error.

Por este motivo mejorar la productividad del componente administrativo es importantísimo para la productividad global de los trabajadores del conocimiento. Si éstos reducen el tiempo dedicado a tareas rutinarias, podrán aumentar el tiempo empleado en el conocimiento, pudiéndose así hacer mejores aportaciones a sus empresas y a la sociedad.


Se anotan a continuación dos citas de Peter Drucker:

“Poco después de que Taylor empezara a aplicar el conocimiento al trabajo, la productividad empezó a aumentar a un ritmo del 3,5 al 4 por cien anual –lo cual significa doblar la producción cada dieciocho años aproximadamente-. Desde que Taylor empezó, la productividad se ha multiplicado por cincuenta en todos los países desarrollados… Gran parte de este aumento –tal como predijo Taylor- ha sido captado por los trabajadores, es decir, por el proletariado de Karl Marx.”

“La contribución más sobresaliente, y de hecho la más importante del Siglo XX, fue el incremento de 50 veces en la productividad de la manufactura. La contribución más importante que la gerencia necesita hacer en el Siglo XXI es incrementar de igual manera la productividad del trabajo de los conocimientos, y del trabajador del conocimiento.”

Efectivamente, parece habitual o normal hacer una administración científica de los trabajos industriales, pero no suele hacerse lo mismo de las tareas administrativas, de oficina o del conocimiento y, como dice Peter Drucker, ese es el gran nuevo reto. En este tipo de trabajos la primera manera de ser productivo es la de tener un método, llevarlo a cabo y no tener que repetir los trabajos injustificada y reiteradamente, la segunda, estar concentrado en lo que se está haciendo.


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