Dirección de operaciones

Dirección de operaciones: ¿Qué es dirigir?

La dirección de operaciones es un tema complejo y muy amplio. Por ello, en este artículo presentaremos solo algunos aspectos a tener en cuenta para desarrollar esta ardua tarea de forma más eficiente.

La dirección de operaciones y, en definitiva, dirigir es hacer que una cosa en movimiento avance hacia una dirección determinada sin desviarse. ¿Sin desviarse con respecto a qué? A los valores estándar. Para poder dirigir deben existir valores estándar de todos los parámetros críticos del negocio. ¿Qué es un valor estándar?

Así pues, el valor estándar es el valor que sirve como tipo, norma o patrón. Es decir, el valor estándar es el valor de lo que “debe ser”.

¿Cómo determinamos dicho valor?

“La estandarización de hoy es el fundamento necesario en el que se basa la mejora de mañana. Si uno piensa en la “estandarización” como aquello que refleja la mejor práctica que se conoce hoy en día, pero que se mejorará mañana llegará lejos. Pero si uno piensa en los estándares como algo limitador, entonces se parará el progreso.”

Jeffrey K. Liker, Las claves del éxito de Toyota: 14 principios de gestión del fabricante más grande del mundo, 2010, Ediciones Gestión 2000.

El valor estándar es el resultado que generará la mejor práctica que conocemos hoy. La buena práctica es lo que hará que los resultados no se desvíen del estándar. Por tanto, si dirigir es hacer que una cosa avance sin desviarse con respecto a los valores estándar y un valor estándar es el resultado que surge de las mejores prácticas, dirigir es crear las condiciones (anticipación) para que se trabaje según las mejores prácticas y vigilar (control) que se cumplan durante su ejecución. Dirigir también es diseñar mejores prácticas que las actuales para mejorar los valores estándar.

Los requerimientos de dirección se resumen en crear estándares, planificar, controlar y mejorar:

 

1. Crear estándares (cómo proceder – mejores prácticas)
  • 5 S´s
  • Procesos físicos.
  • Procesos de la información / Procedimientos.
    • Esto son estándares causa.Políticas de empresa.
  • Determinar los valores estándar que surgen del proceder según las mejores prácticas.
    • Esto son estándares efecto.

 

2. Planificar
  • Anticiparnos en el largo y corto plazo para que estén disponibles las condiciones necesarias para proceder según las mejores prácticas.
  • Anticiparnos a la posible aparición del error.
    • Los directivos se anticipan a medio y largo plazo y los mandos preparan el trabajo a corto plazo.

 

3. Controlar
  • En el corto plazo:
    • En el instante, mejor dicho: supervisar que se está procediendo según las mejores prácticas.
    • Corregir/formar en las mejores prácticas de manera constante.
    • Revisar la desviación sobre los valores estándar
      • Esto es supervisar y corregir acerca de los estándares de cómo proceder, de los estándares causa, es decir, la función que llevan a cabo los mandos intermedios.
  • En el medio/largo plazo:
    • Comparar los resultados con los valores estándar, calcular desviaciones y analizar las causas.
    • Además de esto, adoptar medidas de cierta profundidad para corregir las incidencias que más peso estén teniendo en la desviación de los resultados.
      • Esto es controlar a partir de los estándares efecto. Esto es función del directivo.
  • No obstante, el directivo también puede y debe participar en el control de proceder según las buenas prácticas, aunque sea con cierta frecuencia:
    • La dirección debe organizar AUDITORÍAS para viglar que se controla cómo proceder.
    • Las mejores prácticas que dependen del comportamiento de las personas son muy frágiles, por tanto, o se supervisan de manera permanente o no podemos contar con su cumplimiento.

 

4. Mejorar
  • Mejorar los métodos y procesos, mejorar cómo proceder, las mejores prácticas, es decir, mejorar los estándares causa para que mejoren los valores estándar efecto.
  • Además, mejorar los métodos de anticipación del error y de supervisión de las mejores prácticas para que la desviación entre los valores reales y los valores estándar sea mínima.
    • La mejora es una responsabilidad de la dirección, la cual tiene más posibilidad de organizar su tiempo para el desarrollo de mejoras. Además de eso, el mando intermedio ejerce una supervisión en el corto plazo muy estrecha que no le permite dedicar tiempo a las mejoras, si bien deberá proponer y poner en marcha las mismas.

El trabajo directivo y de mandos intermedios de planificación (anticipación) y control/supervisión está para garantizar que los resultados reales tengan poca dispersión con respecto al estándar. Por tanto, la eficiencia operativa requiere de dos grandes campos:

  • Estudio y mejora de procesos.
  • Métodos de dirección excelentes para trabajar según los datos estándar.

 

A continuación se facilita una secuencia de estados representados por figuras. Esto explica el proceso de mejora de la eficiencia operativa a partir de los estándares y de la dirección:

Supongamos que el valor que se está evaluando y midiendo es el coste de producción y entrega de una pieza. Entonces,  vemos 3 situaciones: alta dispersión de valores, reducción de la dispersión a partir de la mejora de los métodos de dirección y mejora del valor estándar.

El coste es un parámetro determinante en la ecuación de la competitividad y lo que pretendemos es reducir y estabilizar los costes. Además, el coste es un parámetro controvertido y desconocido y lo peor es que, en muchas ocasiones, se cree que se sabe el coste de producción de un producto o servicio. No obstante, el coste varía cada día y depende de cómo hagamos las cosas. Por este motivo, en los siguientes gráficos se verá cómo lo que se compara es el valor real medio de cada situación.

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